| „Suchen Sie noch oder arbeiten Sie schon?" |
 |
 |
 |
Sabine Zeindl von der Kopfermann GmbH & Co. KG stellt das Dokumentenmanagement- und Archivierungssystem vor
Die Fa. Kopfermann Bürotechnik gibt es nun schon seit über 70 Jahren. Wie schafft man es in diesem Verdrängungsmarkt solange zu bestehen? Indem man sich immer wieder verändert und sich den Kundenbedürfnissen anpasst. So bieten wir neben Büroeinrichtung, Bürobedarf, multi funktionalen Systemen, Druckern und Zeiterfassung seit 2010 auch Softwarelösungen im Bereich Dokumenten-Management und elektronischer Archivierung an. Wir wollen in Zukunft für unseren Kunden rund um das Dokument ein kompetenter Ansprechpartner sein. Egal in welcher Form ein Dokument vorliegt und egal, was der Kunde damit machen will. Wir haben für ihn die richtige Lösung.
Warum sollte man sich mit Dokumentenmanagement und elektronischer Archivierung beschäftigen? Täglich erhalten und erzeugen wir immer mehr e-Mails, Briefe, Faxe und andere Schriftstücke. Es wird immer schwieriger, diese halbwegs so abzulegen, dass man sie selbst wieder findet bzw. auch anderen Mitarbeitern zugänglich macht. Daraus resultiert auch der Umstand, dass von vielen wichtigen Informationen in einem Unternehmen nicht allen Mitarbeitern bekannt ist, dass es diese überhaupt gibt. Welche Vorteile habe ich durch Dokumentenmanagement und Archivierung? Die benötigten Informationen stehen dem einzelnen Mitarbeiter viel schneller zur Verfügung. Denn mit ein paar Mausklicks hat er genau die Dokumente zur Hand, die er gerade braucht. Er muss nicht mehr lange in der Registratur suchen bzw. Kollegen fragen, wo sich gerade welches Schriftstück befinden könnte. Man spart hier auf jeden Fall sehr viel Zeit und somit auch bares Geld. Ferner ist sofort ersichtlich, wo und in welchem Bearbeitungsschritt sich ein Dokument gerade befindet (z.B. ist eine Rechnung schon geprüft oder bereits zur Zahlung angewiesen?).
Ist das Einscannen und Verschlagworten nicht sehr aufwändig und kompliziert? Nein, auf keinen Fall. Man kann heute schon das Display von multifunktionalen Systemen individuell auf die Kundenbedürfnisse abstimmen. Durch definierte Pflichtabfragen am System (z.B. Eingabe Kunden-Nr. etc.) sind Fehleingaben und Fehlablagen fast ausgeschlossen. Wenn man bedenkt, wie viel Zeit man mit Suchen von Unterlagen verbringt, ist der zeitliche Aufwand für das einmalige Einscannen völlig unbedeutend.
Wie ist es mit Dokumenten, die archiviert werden, aber nicht jedem Mitarbeiter zugänglich sein sollen? So z. B. bei Personalakten Die Sicherheit sensibler Daten ist durch die detaillierte Definition von Zugriffsrechten gewährleistet. Unter anderem besteht auch die Möglichkeit, dem Administrator die Daten- und Dokumenteneinsicht zu verwehren.
Bieten Sie Ihren Kunden eine „Standardlösung von der Stange“ an? Nein. Die Software wird auf jeden Kunden individuell angepasst. Es gilt hierbei seine technischen und organisatorischen Voraussetzungen zu berücksichtigen. Denn nur, wenn möglichst die bisherigen Arbeits abläufe und Ablagestrukturen des Kunden in der Software abgebildet werden, wird die Umstellung zu einem Erfolg.
Wie und wo kann ich mich eingehend über dieses Thema informieren? Am besten natürlich im Fachhandel. Wir führen in unseren Geschäftsräumen gerne die genannten Lösungen vor. Angefangen von der strukturierten Ablage bis hin zum Dokumentenmanagement und elektronischer Archivierung. Nachdem wir dies auch selbst einsetzen, kann sich der Kunde das Ganze im „Live-Betrieb“ ansehen. (red) |
Was nützt die modernste und schönste Büroeinrichtung, wenn die organisatorischen Rahmenbedingungen völlig veraltet sind.
Übungen, die keiner sieht: das Fitnessprogramm fürs Büro. Eine kleine Ohrmassage befreit von Müdigkeit, ein Akupunktur-Punkt am Knie bringt Entspannung und bei Stress hilft richtiges Atmen. Die Personal Trainerin Conny Schumacher hat auf Anfrage ihrer Kunden diese cleveren und effektiven Übungen zusammengestellt und arbeitet seit über 15 Jahren damit. Sie sind so gewählt, dass man nicht ins Schwitzen kommt, sie in Bürokleidung durchführen kann und keine Hilfsmittel benötigt. Sie sind für den Schreibtischalltag geeignet und helfen etwa gegen Kopf-, Nacken, Rücken- oder Augenschmerzen, bei Mattigkeit, Konzentrationsschwäche oder bei Aufregung.
Schluss mit dem Chaos auf dem Schreibtisch! Bei den meisten Menschen ist die Schreibtischplatte vor riesigen Papierstapeln fast nicht mehr zu sehen. In den Ecken des Arbeitszimmers türmen sich Bücher, unerledigte Post, Aktenordner und veraltete Kataloge in einem wilden Durcheinander. Effektives Arbeiten ist da kaum möglich. Selbst die hin und wieder aus Verzweiflung unternommenen Entrümpelungs- und Aufräumaktionen helfen kaum, weil sich innerhalb von kürzester Zeit die alte Unordnung wieder breit macht. Wie man das Chaos in eine beständige praktische Ordnung verwandelt und sich einen idealen Arbeitsplatz schafft, an dem man mit Schwung und Begeisterung seine Aufgaben erledigt, zeigt der bekannte Feng Shui-Experte Christopher A. Weidner mit vielen praktischen Tipps.